POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS JAQUE SAS

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y demás normatividad con referencia al tratamiento de datos, JAQUE SAS (En adelante JAQUE ) identificada con el NIT. No. 900.843.190 – 3, con domicilio en la Av Cra. 45 # 122 – 56 oficina 401 de Bogotá, DC, Teléfono 3017913337, exponer su política de tratamiento de datos personales como Responsables y Encargados del manejo de dicha información; en la cual se expone de manera suficiente el alcance y la finalidad del uso de los datos personales por parte de JAQUE, en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

La presente Política de Tratamiento de Datos (En adelante PTD) se pone en conocimiento de los participantes de JAQUE, de sus trabajadores, proveedores, contratantes, contratistas y demás personas que suministren información personal, esta es la entidad con el fin de dar el efectivo, cumple con las obligaciones legales y reglamentarias relacionadas con la protección y el tratamiento adecuado de la información que administra de terceros. De esta forma, se garantiza el derecho fundamental del habeas data en especial a favor de los derechos otorgados a los ciudadanos mediante la Ley 1581 de 2012 en lo que respecta a la legalidad en la recopilación de sus datos, actualizar, rectificar, emitir una autorización expresa , las condiciones de privacidad y seguridad en que se trata su personal, su buen manejo, y en especial las relacionadas con la recolección, uso, almacenamiento, circulación, accesos,
En consecuencia, para el momento de su solicitud, no existe ninguna obligación contractual o legal para que su información permanezca en los archivos de JAQUE, usted cuenta con facultades que le permita, entre otras cosas, consultar, actualizar y solicitar que eliminemos su información de nuestra base de datos.

1. GENERALIDADES

ARTÍCULO 1. – MARCO JURIDICO. La presente PTD se ha hecho de acuerdo a lo consagrado en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 sobre POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS JAQUE, el Decreto 1377 de 2013 y otras normas que regulan la protección del tratamiento de los datos personales.
ARTÍCULO 2. – APLICACIÓN. La presente PTD solo se hizo efectiva y exclusivamente al tratamiento de los datos de carácter personal que poseía JAQUE y de los que recolectaron posteriormente en cumplimiento de las exigencias legales que dispone la ley para la obtención de datos personales de terceros.

ARTÍCULO 3. – PERMANENCIA. Las políticas y procedimientos consignados en esta PDT aplican a las bases de datos que poseen y poseen JAQUE conforme a lo dispuesto en el Decreto reglamentario 1377 de 2013 Arte. 11 en cuanto a la permanencia de los datos, JAQUE conservará indefinidamente los registros de todos sus participantes con el fin de mantener el contacto con los mismos; no obstante, lo anterior, se eliminarán los datos de la base de datos a petición del titular para lo cual se designará a los canales de atención respectivos.
ARTÍCULO 4. – OBJETO. El objeto de la creación de esta PDT es dar cumplimiento completo a lo preceptuado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos y el tratamiento de la información.
ARTÍCULO 5. – DEFINICIONES. Para efectos de una comprensión completa de esta PDT a continuación, se presentan las definiciones incluidas en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto reglamentario 1377 de 2013, las cuales son de relevancia primordial:
a. Autorización: Es la manifestación expresa de su parte, consintiendo que JAQUE trata sus datos, de acuerdo con los principios y finalidades descritas en esta PTD.
segundo. Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de la Información que son serias, la forma de acceder a las mismas y las últimas definiciones del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
b. Titular del dato: Es usted, cuando nos autorizamos a tratar sus datos. Es decir, cualquiera participante, simpatizante, proveedor, empleado directo o indirecto y cualquier otro que haga entrega de sus datos a JAQUE.

1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones que JAQUE haga con sus datos. El Tratamiento PUEDE abarcar desde la Recolección, Almacenamiento, USO, circulación, transferencia o supresión de Sus POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS JAQUEDatos teniendo en Cuenta las finalidades de Cada Una De Las bases de Datos Que reposan en JAQUE. 
   d. Base de Datos: Conjunto organizado de los datos personales objeto de tratamiento. Esta aceptación también se aplica a nuestros archivos tanto físicos como electrónicos.
   f. Dato Personal: Cualquier información que lo identifique o que, en conjunto, pueda hacer que lo identifiquen. Los datos se clasifican en públicos, privados y semiprivados, y sensibles.
   g. Dato Personal Público: Todos los que están en contacto con un interés general, y que están a favor de la regla general, están en los documentos públicos, los registros públicos, y las sentencias judiciales ejecutadas que no están sujetas a reserva. Sus datos públicos pueden ser, entre otros, su nombre, identificación, estado civil, profesión u oficio.
   h. Dato Personal Privado: Es la información que solo tiene conserjería como título, y que tiene una naturaleza íntima y reservada. Sus datos privados son, entre otros, la dirección y teléfono de su domicilio, información extraída con ocasión de la inspección de su domicilio, afecciones a la salud, orientación sexual, entre otros.
   i. Dato Personal Semiprivado: Son los datos privados que pueden ser un grupo de personas. Es semiprivada, entre otras, la información referente a cumplimiento e incumplimiento de obligaciones financieras.
   j. Dato Personal Sensible: información que afecta a la intimidad y cuyo uso indebido puede generar discriminación, historias como aquellas que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, las organizaciones sociales, los derechos humanos o que promueva los intereses y las garantías de los partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, fotografías, ADN, entre otros).
   k. Datos Especiales: Hacen referencia al tratamiento de la información de niños, niñas y adolescentes, y el tratamiento de datos sensibles.
   l. Responsable del tratamiento: persona que decide sobre, entre otras, la recolección y finalidades del trabajo. La JAQUE es responsable de la información que reposa en sus bases de datos, en especial, de los datos de sus participantes, clientes, empleados y proveedores. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS JAQUE
   m. Encargado del Tratamiento: Persona que realiza el tratamiento de los datos por cuenta del responsable del Tratamiento.

norte. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implican la comunicación de los mismos dentro o transmisión de Colombia, que tiene por objeto el tratamiento por parte del encargado, por cuenta o en nombre del responsable.
o Transferencia: Envío de datos personales que realizan el responsable o el responsable de la transferencia desde Colombia.
ARTÍCULO 6. – PRINCIPIOS. Los principios que a continuación se mencionan en los parámetros básicos para seguir y ser respetados en su totalidad por JAQUE frente a los procesos de tratamiento de bases de datos, puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de los mismos.
a. Principio de Colaboración con la Autoridad: JAQUE cooperará con la autoridad competente en materia de protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las leyes.
b. Principio de Legalidad en Materia de Tratamiento de Datos: Siempre trataremos sus datos de conformidad con las disposiciones de ley.
c. Principio de Finalidad: Nunca trataremos su información por fuera de las finalidades señaladas en la ley, lo que usted puede encontrar enmarcar dentro de la actividad desplegada por JAQUE .
d. Principio de Libertad: El tratamiento solo se puede llevar a cabo de acuerdo con el consentimiento previo, la declaración y el recibo del titular en el caso de nuevos participantes, en el caso puntual de los participantes inscritos antes de la entrada en vigencia del Decreto reglamentario 1377 de 2013, JAQUE se acoge a lo preceptuado en el artículo 10 del mismo decreto, presentando todos los elementos necesarios para continuar con el tratamiento de los datos recolectados con fecha previa al 27 de junio de 2013.
e. Principio de Transparencia: Siempre se puede solicitar información sobre sus datos personales. De esta manera JAQUE. Todos los elementos que se utilizan en los datos personales, en cualquier momento y sin restricciones.
f. Principio de Veracidad: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y actualizada. No se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir un error.
g. Principio de Privacidad: JAQUE garantiza que sus datos personales no están disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva en el respeto de su derecho a la privacidad.
h. Principio de Acceso y Circulación Restringida: Sus datos solo pueden ser consultados, modificados y tratados por personas vinculadas directamente con JAQUE , nunca los expondrá en medios públicos o de fácil acceso a terceros no autorizados.
i. Principio de Seguridad : JAQUE desplegará todos los medios e implementará todas las herramientas útiles y adecuadas para el aseguramiento de los registros en las bases de datos a corta fuegos (Firewalls) y Secure Socket Layers (SSL) para evitar cualquier fuga o tratamiento errado de la información. De igual manera, la información se archiva en un servidor propio que se encuentra bajo la llave y los que solo tienen acceso las personas autorizadas para dicho propósito por JAQUE.
j. Principio de Confidencialidad: JAQUE garantizará que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información sean susceptibles de controles en todo momento, inclusive, luego de finalizada su relación con los trabajadores que el dominio.

1. AUTORIZACIONES

ARTÍCULO 7. – AUTORIZACIÓN. En concordancia con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de JAQUE debe contar con la autorización del titular en la que se certifica el estado anterior, expreso e informar para que JAQUE lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales. No obstante, JAQUE hacer uso de lo preceptuado en el artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013 que hace referencia a los datos recolectados antes del 27 de Junio de 2013.
En ningún caso JAQUE recolectará, almacenará ni sufrirá un tratamiento a datos personales pertenecientes a menores de edad, fuera de la de los hijos de sus trabajadores.
ARTÍCULO 8. – PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. Respetar los derechos de los titulares de JAQUE en uso todos los mecanismos idóneos con el fin de permitir el acceso a los medios de prueba conducentes a verificar la autorización para el tratamiento de sus datos personales.
ARTÍCULO 9. – AVISO DE PRIVACIDAD. El aviso de privacidad es el documento físico o electrónico que se aplica a la disposición del titular en el cual se pone en conocimiento del mismo la existencia de las políticas de tratamiento de la información que se puede aplicar a sus datos personales, la forma de acceder a las mismas y el tipo de tratamiento que se lleva a cabo.

1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

ARTÍCULO 10. – DERECHOS DE LOS TITULARES. De conformidad con esta PDT y con los lineamientos normativos que sustentan, los titulares de los datos que manejan JAQUE cuentan con los siguientes derechos:
1. Conocer la información objeto de protección.
2. Modificar la información por su inexactitud puede inducir a un error.
3. Solicitar la supresión de la información en caso de que no desee que repose en las bases de datos de JAQUE y así detener el tratamiento de los datos personales.
4. Solicitar a JAQUE la carta de autorización de manejo de datos personales.
5. Tener conocimiento de las modificaciones a que lugar la información mencionada.
6. Solicitar la revocación de la autorización en caso de que la Superintendencia de Industria y Comercio defina la entidad no goza de la idoneidad para el tratamiento de datos.
7. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por posibles infracciones de JAQUE respecto de las disposiciones legales que protegen el tratamiento de datos personales.
8. Tener acceso fácil a la base de datos de la carga útil de JAQUE en las marcas de los derechos del titular de la información.
9. Tener acceso fácil a la política de tratamiento de datos.
10. Conocer cuál es la persona encargada de la entidad ante quien podrá proceder respecto de la información tratada.

1. DEBERES DE JAQUE

ARTÍCULO 12. – DEBERES DE LA JAQUE. En todo momento JAQUE en su condición de responsable de la información conoce la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos.
En estricto modo JAQUE solo hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por ella al titular y autorizadas por el mismo, garantizando en todo momento el cumplimiento de las disposiciones legales concernientes a la protección de los datos personales.
A continuación, se presentan los deberes que tiene JAQUE respecto del tratamiento de la información que reposa en sus bases de datos.
1. Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales.
2. Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento por parte de terceros ajenos a JAQUE.
3. Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello establece el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta.
4. Cuando se eleve petición, queja o reclamo a través de carta se insertará en la base de datos el texto: “Reclamo en trámite” hasta que se emita una respuesta al titular de la información.
5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como empleados de JAQUE deban tener dicho acceso.
6.Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares.
7. Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012, con los decretos que la reglamentan al igual que todos los requisitos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

1. FINALIDADES EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

JAQUE maneja información tal como nombre, identificación, dirección, dirección de correo electrónico, números de teléfono, información financiera, entre otros. Para hacer efectiva la PTD, JAQUE, expone las finalidades por las cuales se rige, las cuales se describen a continuación, y por las que se regirán por los terceros que por los motivos de ley deban acceder a ella.

5.1. Participantes de JAQUE

1. Gestionar toda la información que el mar necesita para el desarrollo de la gestión adelantada porJAQUE en relación con la comunicación estratégica, prensa gratuita y relaciones públicas.
    Información y está actualizada a través de los titulares de la información sobre los asuntos que están relacionados con la gestión adelantada por JAQUE. 
   c. Contactar a los participantes de JAQUE con el propósito de dar a conocer las actividades organizadas por JAQUE .
   d. Contactar a los miembros de JAQUE para la programación de las actividades que más se necesitan con los participantes.
   e. Enviar invitaciones a los participantes de JAQUE con el fin de que asistan a los eventos programados por los artistas, medios y cuentas corporativas que contratan a JAQUE.
   f. Contactar a los participantes de JAQUE con el propósito de dar la bienvenida a los lanzamientos organizados por los clientes de JAQUE.
   g. Enviar comunicados de prensa a los participantes de JAQUE con el fin de que conozca la información para publicar en sus medios sobre las noticias más relevantes de los artistas y / o cuentas corporativas que contratan a JAQUE.
   h. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, protección y custodia de información y bases de datos de JAQUE.
   i. Levantar registros contables y / estadísticos.
   j. Presentar informes de una autoridad de control y vigilancia.
   k. Las demás finalidades que determinan los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que son comunicados a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

5.2. Proveedores de JAQUE

1. Contactar y contratar proveedores de productos o servicios que JAQUE requiere para el funcionamiento de su operación.
   b. Recibir los servicios contratados, así como informar y mantener actualizados a los titulares de la información sobre los asuntos que son de su interés.
   c. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, protección y custodia de información y bases de datos de JAQUE.
   d. Levantar registros contables y / estadísticos.
   e. Presentar informes de una autoridad de control y vigilancia.
   f. Las demás finalidades que determinan los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que son comunicados a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

5.3. Trabajadores de JAQUE

1. Control, seguimiento y cumplimiento de nuestras obligaciones como empresario.
   b. El proceso de archivo, de actualización de los sistemas, protección y custodia de información y bases de datos de JAQUE.
   c. Llevar un historial del cuerpo de trabajadores en aras de expedición de certificaciones.
   d. Llevar el control del pago de la nómina, así como de las respectivas afiliaciones al Sistema de Seguridad Social.
   e. Conocer información personal con ánimo de ubicación de los mismos o en caso de ser necesario contactar a algún familiar.
   f. Levantar registros contables y / estadísticos.
   g. Presentar informes de una autoridad de control y vigilancia.
   h. Las demás finalidades que determinan los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que son comunicados a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.

VI.PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN

ARTÍCULO 13. – OBJETIVO. Definir la Metodología para garantizar el tratamiento eficaz de las demandas, quejas, reclamos, sugerencias y comentarios que se presenten por parte de los titulares de la información en el funcionamiento cotidiano de JAQUE.
ARTÍCULO 14. – PROCEDIMIENTO. Los nombres de las personas que han solicitado información sobre la información personal que reposa en las bases de datos de JAQUE, para ello, ha diseñado y implementado el procedimiento para la recuperación de las consultas personales, las solicitudes de autorización de la información y el uso de los datos para la atención de las solicitudes de corrección, o la autorización de supresión de datos.

1. Atención de: El titular puede realizar la consulta por medio escrito, verbal o presencial en nuestra sede de atención en la Av Cra 45 # 122- 56 oficina 401  de la ciudad de Bogotá, DC, en el horario de atención comprendido entre las 8:00 a.m. y 5:00 p.m. de lunes a viernes. También podría comunicarse al  Celular (57) 3017913337 en el horario de atención comprendido entre las 8:00 AM y 5:00 PM de lunes a viernes. Puede realizar la consulta a través de nuestro correo electrónico [email protected]

1. Requisitos de la solicitud:Las solicitudes presentadas a JAQUE deben incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, Dirección, Teléfono, correo electrónico y número de cédula de ciudadanía. Lo anterior con el objeto de encontrar el registro exacto a verificar.

1. Proceso de solicitud:Todas las solicitudes interpuestas por los titulares de la información, una respuesta en la atención a la ley, toda la vida que es deber de JAQUE responde a los requerimientos de los titulares de la información frente a su condición de responsable de la misma, además de la obligación POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS JAQUE que le atribuye la ley de informar a las personas el tratamiento de sus datos personales, su derecho a hacer la consulta y el acceso a ella en un lapso inferior a cinco (5) días hábiles contados desde el momento de la recepción de la recuperación.

3.1. Consultas: La consulta en todo caso será atendida y resuelta por el área administrativa de manera inmediata, en cuanto a la consulta de datos personales. Las solicitudes de información y la información sobre el uso de los datos personales atendidas por el jefe de área responsable del manejo de la información y se propondrá a dar respuesta al requerimiento.

1. La respuesta sobre el requisito de la consulta de datos personales es atendida en un lapso no mayor a 24 horas a través del personal administrativo que enviarán por correo electrónico el pantallazo correspondiente al nombre del titular, en el cual se puede ver toda la información personal contenida, de no hay permiso para el título tal procedimiento, se enviará a la carta física a la dirección de correspondencia que este posea en la actualidad o la dirección suministrada por el titular.

1. La respuesta sobre el consejo sobre la autorización del tratamiento de los datos personales fue atendida por el área administrativa, quien en un plazo no mayor de 5 días logró llegar al título de la prueba de dicha autorización.

1. Reclamaciones:preguntas de corrección, actualización o supresión de datos, JAQUE con un grupo de personas idóneas en la atención al cliente, teniendo como único objetivo la satisfacción de los titulares de la información, a través de respuestas claras y precisas acerca de las solicitudes presentadas.

1. Las solicitudes de corrección, actualización o supresión de datos fueron atendidas en una única instancia por el área administrativa de JAQUE a tener conocimiento de la misma por los medios medios idóneos válidos para tal fin, (llamada al teléfono, Correo Electrónico, Celular, Presencial), ¿Quién resolverá la solicitud de forma inmediata y responderá al titular, salvo que las solicitudes escritas, las preguntas se resolverán inmediatamente y posteriormente se enviará la carta que contenga la respuesta a la solicitud, a través de correo certificado en un plazo que no supere los cinco (5) días hábiles .

VII. VIGENCIA DE LA PDT

La Representante Legal.

GLORIA MARTINEZ RINCÓN